10 respostas para entender o que é e como funciona o certificado digital

Cada vez mais utilizada, a assinatura online revela a disposição do brasileiro para realizar tarefas sem a necessidade de deslocamento, com maior segurança e custo reduzido. Se, por um lado, o governo vem incentivando o uso da assinatura eletrônica para as empresas e tornando-a uma obrigatoriedade, por outro, os serviços disponíveis relacionados à assinatura online também vêm aumentando gradativamente, tornando o usuário mais receptivo ao uso da tecnologia. “A certificação digital permite abrir contas em bancos, assinar contratos, elaborar procurações, solicitar remotamente cópias de documentos como certidões ou escrituras de imóveis, movimentar o FGTS, retificar imposto de renda, entre uma infinidade de serviços”, afirma o diretor de comunicação da Autoridade Certificadora DOCCLOUD, Renato Teixeira.

Hoje, são mais de sete milhões os certificados digitais válidos. Entre profissionais liberais e empreendedores, o uso da assinatura digital é recorrente. Mas uma parcela da população ainda está distante dessa tecnologia. Para dirimir dúvidas e entender o que é a certificação digital, como ela funciona e como pode trazer benefícios no dia a dia, um guia rápido pode ajudar:

O que é?

O certificado digital é uma identidade eletrônica com dados protegidos por chaves criptografadas que comprovam quem fez uma determinada transação, podendo ser utilizada por empresas e pessoas físicas.

Para que serve o certificado digital?

Para efeito de controle fiscal, o Governo é quem mais incentiva o uso da assinatura eletrônica. No entanto, não é só o Estado que tem benefícios com a adoção da certificação. O certificado digital serve para assinar e enviar documentos remotamente, cumprir com as obrigações fiscais e acessórias, no caso de uma empresa, realizar transações bancárias on-line, entre outras funcionalidades.

Quais os benefícios?

Os benefícios estão relacionados à segurança e celeridade operacionais, além da redução de custos, principalmente relativos a deslocamentos e autenticações. A assinatura digital dispensa o reconhecimento de firmas e como o envio dos documentos pode ser feito remotamente, não há necessidade de gastos com motoboys, por exemplo. Tudo o que é assinado, inclusive e-mails, passa a ter validade jurídica.

Quem precisa?

A certificação digital é obrigatória para empresas do Simples Nacional (SN) com mais de cinco funcionários. Empresas que emitem nota fiscal eletrônica (NF-e) e estão no regime de tributação de lucro real ou lucro presumido também precisam da certificação. Caso a empresa não atenda a obrigatoriedade, fica impedida de declarar as obrigações acessórias e pagar tributos, incorrendo no risco de multa.

Quais os tipos de certificação existentes?

Os certificados diferenciam-se por representar a assinatura digital de um CPF ou de um CNPJ. Podem ser instalados no computador, mantendo vínculo com o hardware (modelo A1) ou podem ser móveis (modelo A3), disponíveis em tokens ou cartões. A validade dos modelos A1 é de um ano. Os modelos A3 podem ter validade de um ano a três anos, dependendo do modelo adquirido.

Quanto custa?

Os custos de aquisição variam de cerca de 100 reais a 500 reais. O certificado e-CPF modelo A3, com validade de três anos, é o mais usado por profissionais de entidades de classe (OAB, Crea) e o e-CNPJ modelo A3, trianual, por empresas.

Como adquirir um certificado digital?

Escolhido o modelo de certificado que satisfaz as necessidades da pessoa ou empresa junto à Autoridade Certificadora DOCCLOUD (www.doccloud.com.br), é preciso ir até um dos estabelecimentos físicos da rede com os documentos pessoais e/ou empresariais para uma validação presencial. O certificado é emitido no momento da validação.

O profissional contábil pode utilizar seu certificado digital?

Sim, desde que seja feita uma procuração eletrônica dando poderes específicos a ele. É importante ressaltar que qualquer problema com o certificado digital é de responsabilidade de seu titular. Por isso a necessidade de discriminar quais serão as responsabilidades do profissional contábil quanto ao uso do certificado digital da empresa ou profissional liberal.

O que fazer no caso de perda ou roubo do certificado digital?

A primeira coisa a fazer é solicitar a revogação do certificado digital. Isso pode ser feito pessoalmente, em um estabelecimento físico, por carta ou e-mail. O processo de revogação do Certificado Digital é definitivo e uma vez realizado não é possível reverter, sendo necessária uma nova validação presencial.

Há outras razões para cancelar o certificado digital?

Sim. É necessário revogar o certificado quando houver alterações nos dados da pessoa física ou jurídica. A mudança da razão social de uma empresa ou de nome da pessoa física depois de um divórcio, por exemplo, requer revogação do certificado. A revogação também será necessária se houver esquecimento ou bloqueio de senha do cartão ou token e suspeita de acesso indevido, com comprometimento da chave privada.