Como ter uma reunião de trabalho mais produtiva

Um novo e-mail na caixa de entrada e um convite para uma reunião de trabalho. Até aí, tudo certo, pois normalmente é assim que as empresas informam os seus colaboradores sobre este importante compromisso corporativo. Entretanto, quando as reuniões se tornam recorrentemente improdutivas é hora de parar e analisar o que está sendo feito de errado.

O excesso de reuniões é uma das principais reclamações dos profissionais. E de fato, quando há reuniões demais e decisões de menos, esta importante ferramenta acaba ficando banalizada e perdendo sua credibilidade.

Pensando em eliminar definitivamente este tipo de problema, o Instituto Brasileiro de Coaching dá algumas sugestões de como os gestores podem se organizar para ter reuniões mais produtivas, que realmente façam sentido e tragam os benefícios desejados à empresa:

Defina uma pauta – Reuniões improdutivas começam pela falta de foco nos assuntos que serão tratados. Por isso, é fundamental que o gestor ou o profissional responsável por conduzir o encontro defina uma pauta de assuntos que serão abordados, a fim de delimitar as questões e resolver efetivamente os assuntos listados. Também é importante para que os convidados possam saber os temas, pensar antes e levar ideias e soluções para as tratativas.

Convide as pessoas certas – Embora faça parte do dia a dia de trabalho de um profissional, é preciso lembrar de que durante as reuniões ele estará ausente de seu posto de trabalho e, poderá ter suaprodutividade reduzida. Então, pense de forma estratégica e convide somente pessoas que realmente podem agregar valor ao encontro e não tire todo mundo de suas atividades em vão.

Tenha um roteiro – Para que a reunião de trabalho seja realmente produtiva, defina um roteiro de pautas a serem tratadas e o tempo médio para apresentações e deliberações. Isso vai ajudar a organizar os assuntos e fazer uma melhor administração do tempo.

Mantenha o foco – É muito importante, aliás, essencial que o tempo do encontro seja muito bem aproveitado e que o foco seja nas questões colocadas na pauta. Não deixe que o grupo desvie o foco e perca a concentração abordando assuntos fora do script. Busque mantê-lo focado nas resoluções que precisam ser atendidas.

Faça sempre atas – A ata é o registro de tudo que ocorreu durante a reunião: o que foi abordado, o que os participantes falaram e também o que foi decidido naquele encontro. Serve para documentar o encontro e para que a qualquer momento os profissionais possam rever esta ata e verificar o que foi deliberado.

Viu como é simples deixar a reunião de trabalho mais produtiva? Tudo é uma questão de organização e de foco, pois quando sabemos ao certo quais assuntos tratar e com quem tratar, fica mais fácil resolver os problemas e ser mais assertivo na tomada de decisões.